La entrada de una feria puede estar tranquila durante horas y llenarse en unos minutos. Elegir el número de kioscos solo por el aforo total puede dejar a los visitantes esperando justo cuando empieza el evento.
Un congreso, una feria o un gran evento necesita una llegada fluida, pero no existe un número universal de kioscos para eventos. Depende de cuántas personas los utilizarán a la vez, de qué tendrán que hacer y de cuánto tarda cada operación. Un punto para imprimir una acreditación no tiene necesariamente el mismo ritmo que uno que registra, cobra e imprime.
La forma útil de empezar es calcular el pico de demanda, contrastarlo con una prueba real y reservar capacidad para las incidencias. Si aún no tienes todos los datos, háblanos por WhatsApp o escríbenos: podemos ayudarte a dimensionar la solución.
1. Define qué hará cada kiosco
¿El asistente solo escaneará un QR e imprimirá su acreditación? ¿Debe buscar su registro, corregir datos o pagar? ¿Habrá compra de entradas, varios idiomas o distintos tipos de pase? Cada paso añade tiempo potencial y puede requerir asistencia. Separa el flujo de acreditaciones de la autoventa si sus operaciones son diferentes.
2. Calcula las llegadas en la franja más exigente
No dividas todos los asistentes entre la duración del evento. Estima cuántos llegarán durante la hora de mayor afluencia y qué proporción usará el kiosco. Ten en cuenta invitados, expositores, personal, llegadas en grupo y registro previo. Si no dispones de históricos, plantea varios escenarios con el equipo organizador.
3. Haz un cálculo inicial de capacidad
Usa esta fórmula como punto de partida: kioscos = asistentes previstos en el pico × proporción que usará el kiosco × segundos por operación ÷ segundos disponibles. Redondea al entero superior. Es una estimación de carga, no una garantía de espera: la distribución de llegadas, los errores y las pausas importan.
Por ejemplo, si 600 personas llegan en una hora, el 60 % utiliza un kiosco y una operación tarda 45 segundos, la carga teórica es 360 × 45 ÷ 3.600 = 4,5; necesitarías al menos 5 puestos para esa carga ideal. No incluye incidencias, reposición de papel ni margen, por lo que conviene probar el flujo y añadir capacidad según el riesgo aceptable.
4. Prueba el recorrido completo
Mide el tiempo desde que el visitante se sitúa frente a la pantalla hasta que termina; prueba distintos idiomas, pagos y tipos de acreditación si forman parte del proyecto. Repite con personas que no conozcan el sistema. Considera dónde se forman las colas, la señalización, el espacio accesible y la reposición de consumibles.
5. Prepara asistencia y contingencias
Reserva un punto de atención para códigos ilegibles, datos incorrectos o reimpresiones, sin bloquear la fila principal. Acuerda conectividad, electricidad, montaje, soporte presencial y el procedimiento ante una interrupción. El modo de contingencia y las integraciones se definen para cada evento.
¿Alquiler o proyecto integral?
Woolando ofrece venta, alquiler, cesión y proyectos integrales en toda España, con soporte presencial cuando se necesita. Podemos desarrollar el software y conectar el kiosco con acreditaciones, ticketing y validación QR según los requisitos. En la Fira del Vi de Cambrils trabajamos en autoventa, venta web y validación; los resultados publicados son observaciones del equipo, no una medición de capacidad para otros eventos.
Para pedir una propuesta basta con contarnos el tipo de evento, la ciudad, la fecha aproximada y qué quieres resolver. Si conoces el pico de llegadas y el tiempo esperado por operación, también nos ayudará a preparar el dimensionado.